Ciekawe funkcje PowerPointa

Korzystanie z Powerpointa na podstawowym poziomie najczęściej kończy się na wstawianiu tekstu i obrazków, czasem może hiperłączy i filmów. W najgorszym wypadku skorzystamy z kiczowatych animacji, których nauczono nas w szkole, w nadziei że to ożywi prezentację.

Program prezentacyjny z pakietu Office to, jak chociażby Excel, bardzo korporacyjne narzędzie, które dostosowane jest do tworzenia treści ekonomicznych lub marketingowych, do pitchowania pomysłów i prezentacji podsumowań. Jako takie najczęściej funkcjonuje w życiu zawodowym i umiejętność korzystania ze wszystkich funkcji napotkanych na typowym spotkaniu biznesowym jest konieczne. Bez niej nie ma mowy o wpisaniu na CV bardzo dobrej znajomości PPT.

Wiemy, jak tworzyć slajdy i wklejać do nich tekst i grafiki. To absolutne minimum każdej prezentacji. Nawet jeżeli tylko to jest od nas wymagane, warto zaznajomić się z innymi funkcjami.

Pierwszą są layouty, gotowe wzorce porządkujące treść w ten sam sposób na każdym slajdzie, doskonałe, bo stworzone przez ludzi, którzy się na tym znają. Nie warto napychać tekstu w nieposkładany sposób. Layouty znajdziemy w zakładce Home. Zaoszczędzimy dużo czasu.

Jeżeli chcecie pokazywać ruch pomiędzy slajdami, można wykorzystać funkcję Morph. Jeżeli zduplikujemy slajd w liście po lewej stronie edytora i później zmienimy układ i treści w drugiego slajdu, tryb prezentacji w płynny sposób zmieni układ elementów na naszych oczach. Doskonałe narzędzie jeżeli chcemy podkreślić jakiś proces lub zmianę.

A propos zmian – można również animować wykresy. Te nudne słupki mogą się ruszać. Przy stworzeniu grafu możemy go zaznaczyć edytować w zakładce animacje. Tam możemy dobrać różne typy animacji: możemy sprawić, że słupki tego samego grafu będą kolejno rosły od lewej do prawej, pojedynczo, naraz lub nawet osobnymi, przypisanymi im kategoriami (kolorami). Dodając to do opisanego wyżej efektu duplikacji i morfowania, jesteśmy w stanie przedstawiać płynnie zmiany wartości naszych wykresów np. W czasie. To bardzo przydatna funkcja, która ożywia całą prezentację bez stosowania nachalnych animacji.

W najnowszych odsłonach programu pojawiła się także funkcja wstawiania obiektów 3D z zasobów MS i obracania nimi właśnie w 3D, lub animowania. Być może nie jest to przydatna funkcja, jednak w wgraniem własnych grafik 3D i assetów, prezentacja nabiera bardzo przyszłościowego charakteru, np. Jeżeli chcemy zaprezentować jakiś produkt.

W zakładce rysowanie możemy również…rysować. To bardzo dobra funkcja jeżeli mamy touchpada i prędzej przychodzi nam wyobrażanie sobie prezentacji na zasadzie szkicowania kadru niż suche odtwarzanie szablonu. Rysując możemy zaprezentować pitch jakiegoś teasera, wstępny plan, przedstawić proces myślowy czy nawet wizualizować coś w trakcie prezentacji (np.szkolnej) w trakcie prezentowania.

Presenter Coach to kolejna funkcja która może wprawić w zaniepokojenie niejednego użytkownika. Pozwala ona na zaprezentowanie swojego materiału i nagrania go w programie. Coach będzie wyłapywał wszystkie nasze błędy: wskaże słowa, które warto zamienić lub nie używać w konkretnym kontekście, jednak co najważniejsze, zmierzy jakość naszego prezentowania – czy mówimy za szybko, wyraźnie, za wolno, niewyraźnie, czy dobrze rytmizujemy i akcentujemy naszą wypowiedź. Może nawet wskazać czy często się wieszamy i zacinamy na „umm” i „yyy”.

Funkcja ZOOM to kolejna opcja, która może wprawić w zakłopotanie takie Prezi. Zoom pozwala zlepić ze stworzonych przez nas slajdów zestaw mniejszych kafelków, który można umieścić na jednym slajdzie. To jednak nie tylko podsumowanie, co narzędzie do łatwego przeskakiwania od ogólnego planu, np. Kilkunastu slajdów, do pojedynczego. Zoom pozwala przeskoczyć szybko do konkretnego miejsca bez przeskakiwania kilka slajdów wcześniej. Doskonałe narzędzie do tlumaczenia procesów i podkreślania przyczynowości wydarzeń/planów/raportów.

Wreszcie warto też nauczyć się nowej, przydatnej funkcji, która pozwala wyeksportować naszą prezentację jako film. Nie wiemy czy zawsze będziemy mieć do dyspozycji komputer, który odtworzy naszą prezentację, dlatego film (do 4k) pozwala nam zupełnie ominąć tą kwestię. Jak to zrobić? W tym samym miejscu, gdzie zapisujemy naszą prezentację.

Warto też dodać, że zakładka Home w nowych wersjach Powerpointa pozwala nam w zakładce Reuse Slides wertować stworzone przez nas prezentacje w poszukiwaniu pojedynczych slajdów, które chcemy wykorzystać jeszcze raz. Możemy pożegnać się z kłopotliwym formatowaniem i kopiowaniem.