Mniej znane funkcje Excela – anglojęzyczne

W przypadku Excela – program wymaga podstawowej znajomości matematyki i umiejętność wyobrażenia sobie porządku danych, jakie musimy przedstawić, i jak ten porządek wprowadzić przy wykorzystaniu funkcji w Excelu.

Warto znać chociażby fundamentalną dla Excela opcję, jaką jest transpose, a więc funkcja kopiowania szeregu danych, np. w dwóch kolumnach i czterech szeregach, na cztery kolumny i dwa szeregi. Zaznaczamy obszar, który chcemy zmienić i wybieramy obszar, gdzie chcemy przekopiować nasz zestaw danych za pomocą przycisku Transpose.

Jeżeli posiadamy zestaw kolumn z danymi, np. Kolorów, kształtów, grup, zaś wpisane poniżej elementy są ułożone wierszami, możemy zaznaczyć cały obszar i zakładką Wstawianie i opcją tabela. Teraz wchodzi ważna funkcja splicer, która pokaże nam tylko dane o konkretnej wartości w spisie. To konieczna do znania funkcja, która pozwala w szybki i łatwy sposób sortować, filtrować i porządkować dane. Okna, które się pojawią, pozwolą porządkować dane w tabelce w łatwy sposób.

Jeżeli wykorzystujemy Excela do predykcji przypadków i układów, w jakie mogą przejść inwestycje, kredyty, lokaty, ceny akcji, warta uwagi jest zakładka Data i WHAT IF ANALYSIS, Scenario Manager która pozwala na hipotetyczną zmianę wartości w komórkach pod ustalonym scenariuszem. Możemy stworzyć ich dowolną ilość, by później móc nacisnąć report. Efektem naszej pracy i kalkulacji będzie nowa tabela, która w przejrzysty sposób układa wszystkie przewidywane przez nas scenariusze. Oczywiście coś takiego można zrobić bez opcji What if, jednak znacznie większym nakładem pracy.

Być może Excel jest nam potrzebny, by prowadzić spis zapasów w restauracji. Tworzymy arkusz, w którym spisujemy ilości i jednostki, jednak nagle okazuje się, że musimy przekonwertować jedną wartość na drugą.

Excel posiada funkcję convert do wpisania w wiersz funkcji, która pozwala na przekonwertowanie jednostki wymiarowej o wartości z konkretnej komórki na inną, czyli np. Metry na stopu, czy gramy na funty. Wpisujemy np. Convert (E5), wyszukujemy daną jednostkę wymiarową, kolejną jednostkę wymiarową (oba z listy) i otrzymujemy wynik po wklepaniu enter. To proste narzędzie pozwala nam ominąć wyszukiwania i stosowania internetowych.

W podobny sposób możemy ułatwić sobie pracę z walutami. I nie, nie musimy sami funkcjonalizować konwerterów. Możemy skorzystać w zakładce Data z funkcji get data, gdzie możemy wgrać zestawy danych z osobnego pliku lub pozyskać ceny z internetowych źródeł. Okno pozwoli nam wpisanie adresu URL, która zaprowadzi Excela do danych. Po wpisaniu otworzt się kolejne okno z drzewkie danych, które można poddać ekstrakcji i przekonwertowaniu na komórki w tabeli. Wypisane wartości służą nam teraz jako referencje do stosowania w naszych tradycyjnych obliczeniach.

Możemy również ukrywać komórki po naciśnięciu prawego przycisku myszy i formatuj komórki. Tam znajdziemy ukryj komórki, która wizualnie pokrywa ją bielą, jednak jej wartość jest dalej widoczna w inspektorze na górze.

Ostatnie iteracje pozwalają na wkładanie w arkusz ciekawych wykresów, które lepiej pokażą dane w lepszym świetle. Taką funkcją jest np zielony przycisk Transform cold data into a cool picture, który pozwala na wizualicję danych w formie obrazka, np. Grupek ludzi jeżeli nasze dane odnoszą się do danych dotyczących użytkowania jakiejś aplikacji. W prawym górnym rogu powstałego okna znajdziemy przycisk Data, który otworzy przed nami szereg funkcji. Tam możemy zaznaczyć dane z arkusza, które chcemy na nie przenieść. Możliwy jest wybór wielu archetypicznych kształtów (ludzi, symboli, zwierząt), kolorystyki czy layoutu.

Word nie jest jedynym programem pakietu Office, w którym możemy śledzić zmianę danych. Zakładka Review zawiera funkcję Track Changes Legacy, po czym należy zaznaczyć Track changes while editing. To będzie zaznaczać kolarami komórki, które zostały edytowane.

Wreszcie zaawansowane narzędzia analityczne. W opcjach programu, w add ins wyszukujemy analysis toolpak. To dodaje nowe okno w w zakładce data, w nim znajdziemy narzędzia do wyliczania średnich, wskazywania korelacji pomiędzy zmianami, generowanie liczb, próbkowania, śledzenia tendencji danych – wszystko co potrzebne do pracy w biznesie czy zarządzania danymi.